考勤表怎么制作(手把手教你制作员工考勤表模板)

考勤表是办公中经常用到的表格,不管是小公司还是大企业,只要有员工,基本均会涉及考勤。而考勤表则记录了员工每个月的考勤情况,既是员工每天上班的凭证,也是员工领取工资的凭证。

考勤表基本上每个月都需要制作,为了减少考勤表制作工序,提高工作效率,很多企业或个人都会先制作考勤表模板,然后每月根据考勤表模板填写相关的考勤表数据即可。

既然考勤表模板这么重要,那么,一个规范、深得领导喜爱的考勤表模板,应该具备哪些特点呢?

  1. 表头日期和星期根据年份、月份的变化自动更新。
  2. 周六、周日会自动突出显示,更好地区分上班日和周末节假日。
  3. 所有单元格里面收集的数据都可以通过下拉菜单填充。

1.随着年、月变化,自动更新日期、星期

在Excel表格中搭建好考勤表框架,然后在表头部分设置年份和月份的可选择区域,通过公式自动创建不同年份、月份的考勤表,具体操作步骤如下。

Step 01 根据考勤表内容搭建好考勤表框架,如下图所示。

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Step 02 输入辅助数据。在当前工作表中估计不会用到的空白区域中输入多个年份(本例中输入年份为2015~2025)及月份数据作为辅助列,方便后面调用,如下图所示。

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Step 03 设置年份序列。选择C1单元格,单击数据选项卡数据工具组中的数据验证按钮,打开数据验证对话框,在设置选项卡的允许下拉列表中选择序列选项,在来源参数框中通过引用设置该单元格数据允许输入的序列,这里引用表格中输入年份的单元格区域,单击确定按钮,如下图所示。

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Step 04 设置月份序列。选择E1单元格,打开数据验证对话框,在设置选项卡的允许下拉列表中选择序列选项,在来源参数框中通过引用设置该单元格数据允许输入的序列,这里引用表格中输入月份的单元格区域,单击确定按钮,如下图所示。

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Step 05 计算应出勤天数。选择P1单元格,输入公式=NETWORKDAYS (DATE($C$1,$E$1,1),EOMONTH(DATE($C$1,$E$1,1),0)),计算出所选月份应该出勤的总天数,如下图所示。

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本例中采用 NETWORKDAYS函数计算所选月份应该出勤的总天数时,用了DATE函数将C1、E1单元格和数字1转换为日期数据,作为统计工作日的开始日期;用EOMONTH函数让转换为日期的 DATE($C$1,$E$1,1)数据返回当月的最后一天,作为统计工作日的结束日期。

Step 06 计算得出表格标题。在C1和E1单元格中分别选择一个年份和月份,即可在P1单元格中查看到根据刚刚输入公式计算出的当月考勤天数。选择A2单元格,输入公式=TEXT(DATE (C1,E1,1),”e年M月份考勤表”),即可在A2单元格中根据C1、E1单元格中选择的年份和月份自动显示当前工作表的名称,如下图所示。

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Step 07 计算日期序号。选择D4单元格,输入公式=IF(MONTH(DATE ($C$1,$E$1,COLUMN(A1)))=$E$1,DATE ($C$1,$E$1,COLUMN(A1)),””),返回当前选择的年份和月份的第一天对应的日期序号,右击D4单元格,在弹出的快捷菜单中选择设置单元格格式命令,如下图所示。

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公式首先用DATE函数将C1、E1单元格和通过COLUMN(A1)提取的A1单元格的列号,转换为日期数据,然后用MONTH函数提取这个组合日期的月份数,让得到的结果与E1单元格的月份数进行比较,如果等于,就返回DATE($C$1,$E$1, COLUMN(A1)),否则返回空值。这样,后面通过复制公式,公式中的 COLUMN(A1) 就会自动进行相对位置的改变,从而实现依次返回指定月份的日期数。

Step 08 设置日期格式。打开设置单元格格式对话框,在数字选项卡的分类列表框中选择自定义选项,在类型文本框中输入d,单击确定按钮,如下图所示。

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Step 09 复制公式。即可让D4单元格中的日期数据仅显示为日。向右拖动填充控制柄,复制公式到E4:AH4单元格区域,返回当前选择的年份和月份的其他天对应的日期序号,如下图所示。

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Step 10 计算日期对应的星期。选择 D5单元格,输入与 D4 单元格中相同的公式=IF(MONTH(DATE($C$1,$E$1, COLUMN(A1)))=$E$1,DATE($C$1,$E$1,COLUMN(A1)),””),按Enter键计算出结果,如下图所示。

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Step 11 复制公式。将D5单元格中的数字格式自定义为“aaa”,即可让D5单元格中的日期数据仅显示为星期中的序号。向右拖动填充控制柄,复制公式到 E5:AH5 单元格区域,即可返回当前选择的年份和月份的其他天对应的星期序号,如下图所示。

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2.突出周六、周日

表格中每个月的记录数据密密麻麻,不便查看,加上该公司的星期六和星期日都不上班,所以可以对表格中的星期六和星期日数据突出显示,以区分出不同星期的数据。

Step 01 选择菜单命令。选择 D4:AH5单元格区域,单击开始选项卡样式组中的条件格式按钮,在弹出的下拉菜单中选择新建规则命令,如下图所示。

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Step 02 设置条件格式。打开新建格式规则对话框,在选择规则类型列表框中选择使用公式确定要设置格式的单元格选项,在为符合此公式的值设置格式参数框中输入公式=WEEKDAY(D4,2)=6,单击格式按钮,如下图所示。

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Step 03 设置单元格填充效果。打开设置单元格格式对话框,选择字体选项卡,在字形列表框中选择加粗选项,在颜色下拉列表中选择白色选项,再选择填充选项卡,在列表框中选择需要填充的绿色,单击确定按钮,如下图所示。

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Step 04 突出显示周末。返回新建格式规则对话框,单击确定按钮,返回工作表,即可看到已经为所选区域中的星期六数据设置了绿色填充色。使用相同的方法突出显示星期天。为保证表格中的自动数据无误,可以重新设置 C1、E1 单元格中的年份和月份,并验证指定年月应出勤天数、表格标题、当月所有日期及对应的星期数是否出错,如下图所示。

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3.规范考勤数据

考勤数据有多种表达形式,为规范输入的考勤数据,本例中假定一些规则,并通过设置考勤数据区的数据有效性使考勤表的制作更加便利。同时设置了冻结窗格,方便后期填写和查阅数据明细,最后将作为辅助列的数据进行隐藏,让整个表格更加规范。

设置规范的考勤数据,具体操作步骤如下。

Step 01 设置数据验证。重命名工作表名称为考勤表模板,为表格区域添加相应的边框,选择D6:AH50单元格区域,打开数据验证对话框,A在设置选项卡的允许下拉列表中选择序列选项,在来源参数框中输入√,事,病,差,年,婚,迟1,迟2,迟3,旷,单击确定按钮,如下图所示。

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本例假定全勤用√作为标记,事假用事作为标记,病假用病作为标记,出差用差作为标记,年假用年作为标记,婚假用婚作为标记,迟到 10 分钟以内用迟 1作为标记,迟到半小时以内用迟 2作为标记,迟到 1 小时以内用迟 3作为标记,旷工用旷作为标记。这个考勤符号可以根据公司要求进行设置。

Step 02 冻结表格行和列。考勤表中的数据很多,为便于查看,可以将有用信息固定在窗口中。当窗口大小不变时,让不必要的细节数据可以随着拖动滚动条来选择显示的部分。本例需要固定表格的上面 5 行和左侧 3 列数据,选择 D6 单元格,单击视图选项卡窗口组中的冻结窗格按钮 ,在弹出的下拉列表中选择冻结窗格选项,即可冻结所选单元格前面的多行和多列,完成考勤表模板的制作,如下图所示。

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